Ter a mesa de trabalho organizada é essencial para aumentar a produtividade e criar um ambiente mais saudável no escritório. Embora pareça de pouca relevância, o layout da estação de trabalho reflete a forma como o profissional realiza as suas tarefas cotidianas. A bagunça dos objetos, além de atrapalhar de forma prática, indica que existe falta de planejamento e caos.
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05 Dicas Para Ter a Mesa de Trabalho Organizada
O ambiente organizado contribui para que o trabalho flua com mais tranquilidade, além de tornar mais simples encontrar documentos e outros artigos no intenso movimento do dia a dia. Abaixo, listei 05 dicas para deixar a sua mesa mais organizada aumentando a sua produtividade.
Dica 01 – Faça uma faxina na sua mesa
A primeira dica para ter a mesa de trabalho organizada, é realizar uma verdadeira faxina nela. Tire algumas horas para observar e selecionar tudo o que não tem mais utilidade como aquele fone de ouvido que não funciona mais, mas permanece numa gaveta, aquele vasinho de planta que não está mais viva, inúmeros clipes enferrujados entre outros itens.
Comece pelo material de escritório e eletrônicos, deixe os papéis para um segundo momento (leia com atenção a dica 02) para evitar jogar algum documento importante fora. Tenha certeza que ao observar a sua mesa livre de tudo o que estava apenas trancando espaço você se sentirá muito mais propenso a trabalhar. Use um produto como lustra móveis para deixar a mesa limpinha, pó também distrai das tarefas.
Dica bônus: Sabe aquele pó que se acumula entre as teclas do teclado? Uma forma de removê-lo é usar a parte com cola adesiva do post-it. Para isso, passe-a entre as filas de teclas e observe o pó grudar na superfície.
Dica 02 – Crie arquivos para os papéis
Estamos vivendo em plena era digital, contudo, ainda existe uma série de papéis que não pode ser descartada e que deve permanecer armazenada em segurança. A dica para manter esses documentos melhor conservados é arquivá-los a moda antiga, isto é, separá-los por temáticas e em pastas.
Num primeiro momento observe com atenção todos os documentos e selecione aqueles que podem ser devidamente descartados. Documentos como contatos, recibos, comprovantes de pagamento, que precisam ser guardados por pelo menos 7 anos, devem ser mantidos em caixas de arquivo longe da mesa, pois serão acessados apenas esporadicamente.
Dica 03 – Limpe e organize o seu porta-canetas
Para se ter um ambiente organizado, é essencial ficar atento ao acúmulo de objetos no seu porta-canetas. Esse é um daqueles itens que tem uma utilidade, mas acabam se tornando mesmo um porta-trecos. Jogue fora as canetas que não estão mais em uso e deixe apenas os itens que você realmente precisa no seu dia a dia.
Quem tem porta-canetas com mais de um compartimento pode aproveitar para estabelecer que cada nicho será para um determinado material, como clipes, lápis, cartões de visitas entre outros. Tenha em mente que sobre a mesa de trabalho devem estar apenas o computador com seus auxiliares como teclado e mouse, o telefone, canetas e os arquivos de papéis mais relevantes.
Dica bônus: Para quem se desespera com o sumiço das canetas azuis do seu porta-canetas, a dica é colocar essas cargas em canetas vermelhas, ninguém vai pegar, com certeza!
Dica 04 – Organize os cabos
Dar uma rápida olhada para a parte de baixo da mesa e enxergar apenas uma maçaroca de fios não é nada agradável. A melhor forma de diminuir esse desconforto visual que pode se tornar um risco para a segurança é organizar os cabos. Hoje em dia já existem organizadores de cabos que permitem colocar cada ponta num nicho desenroscando os fios.
Outra atitude importante para ter um dia a dia de trabalho mais prático é usar fitas coloridas para identificar cada cabo USB que tem em sua mesa. Todos os dias, um novo gadget é inserido em nossa rotina e pode ficar difícil depois de algum tempo saber exatamente para que serve cada um deles. A organização deve considerar a tecnologia, pois ela também pode transformar a sua mesa num caos.
Dica 05 – Manutenção da organização
Talvez essa seja a dica que parece mais complicada de realizar, manter a mesa de trabalho organizada mesmo com toda a agitação cotidiana do escritório. Porém, pense da seguinte maneira, se você apenas mantiver o que levou algumas horas para arrumar não terá que realizar novamente essa tarefa.
Pequenas atitudes diárias ajudam a construir um ambiente organizado, no final do expediente jogue fora os itens que ficaram na sua mesa ao longo do dia e que não tem utilidade como uma impressão que já foi usada, papéis de bala, garrafas de água entre outros. A organização da sua mesa de trabalho é uma tarefa que deve ser posta em prática todos os dias.
Como está a sua mesa de trabalho? Comente e não deixe de testar essas dicas!
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