Quando se fala a respeito de otimização de processos, é fundamental considerar as estratégias de hand-off para torná-los mais eficazes. No artigo de hoje falarei a respeito de algumas dessas estratégias que considero mais eficientes e que podem ajudar a melhorar os processos da sua empresa. Continue acompanhando e saiba mais a respeito do assunto.
O Que São Estratégias de Hand-off?
Você pode não conhecer pelo nome, mas tenho certeza que já passou por inúmeras situações de hand-off, seja no trabalho ou na vida pessoal. A expressão, que tem origem inglesa, significa “não interferir”, pois se refere ao ato de registrar e passar informações para que outra pessoa realize a tarefa.
O exemplo mais básico de hand-off é o de quando vamos a um restaurante e passamos o pedido ao garçom que, por sua vez, repassa os dados para os responsáveis por fazer os pratos. Se as informações não forem anotadas corretamente, o seu prato, provavelmente, não chegará exatamente como você pediu, principalmente se pediu algo fora do padrão, como acrescentar ou retirar algum ingrediente.
No caso do restaurante, o máximo que pode acontecer é você se chatear e precisar pedir que alterem o prato. Entretanto, quando esse tipo de erro acontece em uma empresa, os problemas podem ser bem mais graves. Imagine um erro de hand-off em um hospital ou banco, por exemplo, certamente os danos causados por uma falha na passagem de informações podem ser bem graves.
Estratégias de Hand-off Para Otimização de Processos
Com o objetivo de evitar falhas, como a que citei anteriormente sobre o restaurante, foram desenvolvidas algumas estratégias que podem ser bastante úteis para a gestão de processos na sua empresa. Veja quais são elas:
1 – Utilização de Informações Padronizadas
A primeira estratégia é uma das mais usadas, que é a utilização de informações padronizadas. Diversos restaurantes costumam usar números para representar cada um dos seus pratos, como uma forma de facilitar o registro pelos atendentes e o repasse de informações para quem irá, de fato, produzir os alimentos.
Um dos casos mais emblemáticos de falha causada pela não padronização aconteceu na NASA, em 1999. Houve um equívoco ao converter medidas do padrão inglês para o americano, pois a equipe de engenheiros utilizou uma unidade e os responsáveis pela execução do projeto outra. O resultado dessa falta de padronização custou toda a aeronave que seria construída.
2 – Processos Integrados e Automatizados
Quando você faz uma compra em uma loja virtual, independente do dia e horário, logo recebe um e-mail de confirmação do pedido, certo? Como deve imaginar, não há uma pessoa disponível 24 horas por dia enviando esses e-mails, pois tudo é realizado de forma automática. Esse é o segundo exemplo de estratégia de hand-off, que é automatizar processos repetitivos.
Esse tipo de procedimento é realizado por meio de chamadas API, que são protocolos que possibilitam que informações sejam trocadas entre dois aplicativos de forma automática, sem a necessidade de intervenção. Ao automatizar as tarefas repetitivas, uma empresa ganha tempo para se dedicar àquilo que realmente importa e que realmente precisa de intervenção humana.
3 – A Simplicidade e Eficiência das Checklists
Você tem o costume de fazer listas para não se esquecer de coisas que precisa fazer ou comprar? Uma lista de supermercado ou de atividades que precisa realizar em um determinado dia é um tipo de checklist. Quando todas as informações ficam registradas e riscadas quando concluídas, fica bem mais difícil de se esquecer de algo.
Essa ferramenta extremamente simples, pode evitar muitos problemas em uma empresa. Quando um colaborador está realizando uma atividade e o expediente termina, ele pode deixar uma lista com as tarefas que ainda não foram realizadas. Dessa forma, o responsável do próximo turno poderá dar continuidade sem se esquecer ou repetir algum passo.
4 – Ferramentas de Gestão Visual
Quando podemos enxergar de forma gráfica o que precisa ser feito tudo parece mais simples de ser entendido. Por isso, a gestão visual é outra estratégia de hand-off bastante utilizada em empresas. Um bom exemplo são os sinais de trânsito que, por meio das cores verde, vermelho e amarelo, passam mensagens para que os motoristas e pedestres parem, sigam ou fiquem atentos.
Alguns exemplos de ferramentas de gestão visual para empresas são os quadros para controle de ordens de serviço, manutenção, produção, solução de problemas, entre outros. Ao expor as informações de maneira visual, todos os colaboradores interessados podem acompanhar o que está acontecendo e irem acrescentando informações conforme forem realizando seu trabalho.
Otimize Processos e Melhore os Resultados
Quando os processos de uma empresa são otimizados a produtividade aumenta e isso se reflete nos resultados. Empresários de todos os setores devem sempre se atentar à eficiência e eficácia dos processos do seu negócio com o objetivo de encontrar formas que os tornem cada vez melhores.
Quais das quatro estratégias de hand-off que citei neste artigo você acredita que traria maiores benefícios para a sua empresa? Deixe a sua opinião nos comentários abaixo!
