O Microsoft Project é o software de gerenciamento de projetos mais utilizado no mundo todo devido a sua efetividade para o controle de todas as frentes do trabalho. Cada vez mais, o mercado empresarial reconhece a relevância da boa gestão para ter os melhores resultados. Conhecer cada detalhe de cada etapa do projeto ajuda a reduzir custos e encontrar soluções que poderiam passar despercebidas.
Qual a Importância de Usar o Microsoft Project?
O processo de gestão de projetos se torna bem mais prático com o auxílio desse software, que permite uma organização minuciosa de inúmeros detalhes. Embora possa ser empregado na gestão como um todo, o programa tem maior ligação com as fases de planejamento e controle. Dentre as ferramentas que o Microsoft Project possui estão programação de tarefas, controle de prazos, escolha de recursos, mensuração de custos e avaliação da assertividade dos resultados.
Uma das características que tornaram esse software bem aceito no mundo todo é a sua versatilidade, que permite boa adequação a diferentes situações. Contudo, o motivo de sua grande relevância está no seu poder de oferecer respostas assertivas nos momentos em que se precisa tomar decisões com base em dados. O software ajuda o gestor a identificar quantas novas tarefas precisam ser realizadas, quais os prazos que devem ser estipulados, qual o investimento a ser feito e assim por diante.
Entendendo Melhor o Microsoft Project
Se você ainda não tinha ouvido falar a respeito do Microsoft Project, deve saber que ele evoluiu muito desde que foi criado como um simples gerador de cronogramas. Ao longo do tempo, ele foi recebendo a adição de novas funcionalidades, o que fez dele o principal software de gestão utilizado por empresas de todos os tamanhos, com destaque para a gigante Xerox. A base do uso desse software está na tríplice: Prazo, Recursos e Custos.
Prazo: O software permite que o gestor controle os prazos de realização de cada atividade concernente ao projeto.
Recursos: O programa oferece a opção de distribuição de tarefas entre os diferentes membros da equipe, de maneira que ninguém acabe sobrecarregado. Uma função essencial para os momentos em que se precisa tomar uma decisão importante, focando nos principais atores de cada etapa.
Custos: Ter uma ideia precisa dos custos de um projeto é fundamental para a precificação no final do processo. Com o Microsoft Project é possível estabelecer custos fixos e variáveis permitindo maior controle.
Microsoft Project e Suas Ferramentas Para Gestão de Projetos
Se existe um bem precioso atualmente, certamente esse é o tempo e, por isso mesmo, é fundamental que softwares com a finalidade de gerenciamento sejam mais fáceis de utilizar no dia a dia. Abaixo listei as principais ferramentas que compõem esse software.
Modelos internos de projetos
Uma forma de tornar a gestão de projetos mais eficiente é contar com modelos internos que sigam uma lógica direcionada ao sucesso. Esse software conta com diversas opções de modelos internos de projetos que permitem que o gestor não comece do zero e ainda tenha acesso a opções que seguem padrões de gestão bem-sucedidos.
Gráficos e menus pré-preenchidos
A interface do Microsoft Project é bastante intuitiva e oferece como recursos de programação gráficos como o Gantt e menus que aparecem pré-preenchidos, facilitando a montagem dos projetos. O processo de definição de metas e objetivos se torna mais rápido e prático. O treinamento dos colaboradores para utilizar o software é mais rápido, exatamente por essa simplicidade prática.
Compartilhamento de relatórios
Uma das grandes dificuldades para fazer uma boa gestão de projetos está em manter todos os integrantes da equipe por dentro das informações mais relevantes. Considerando essa questão, o Microsoft Project possui a função de compartilhamento de conteúdos, que permite dividir com os membros da equipe gráficos, relatórios, entre outros dados.
Versão para diferentes dispositivos
Atualmente, é essencial que os softwares usados para gestão de projetos tenham versão para dispositivos móveis, como tablets e smartphones. O Microsoft Project tem versão para os sistemas Android, Windows e iOS. Os envolvidos nos projetos podem ter acesso a todas as informações mais importantes através do seu aparelho celular com apenas alguns cliques.
Linhas do tempo dos projetos
Uma forma de trabalhar que permite mais assertividade no dia a dia é manter o foco em linhas do tempo do projeto, isto é, listas em que se tem o todo exposto, seguindo a lógica do espaço de tempo percorrido entre o início e o fim. No Microsoft Project é possível criar diferentes linhas do tempo para verificar o andamento presente e, também, os eventos futuros. Esse mecanismo de controle pode ser compartilhado com os membros da equipe para ter melhores resultados.
O Microsoft Project é o principal software de gestão de projetos e contribui para que o gestor administre com mais assertividade cada fase do trabalho chegando a melhores resultados.
