O departamento contábil é um órgão vital em uma empresa, pois é ele que vai administrar as finanças e realizar todas as tarefas que envolvem seu dinheiro. Acompanhe o artigo e saiba mais a respeito deste setor tão importante.
Principais Atividades do Departamento Contábil
A forma com a qual o departamento de contabilidade trabalha depende do tipo de empresa, do ramo em que ela atua, entre outros fatores. Porém, existem algumas atividades comuns a todas as empresas, como:
• Realizar pagamentos;
• Receber pagamentos;
• Cuidar da folha de pagamento, o que inclui os encargos sociais, salários e também impostos;
• Elaboração de relatórios financeiros, como balanços e orçamentos;
• Realizar o controle financeiro a fim de evitar erros e fraudes.
Setores do Departamento Contábil
Em grandes empresas, o departamento de contabilidade é dividido em setores, cada um tem uma função diferente. Em empresas de pequeno e médio porte geralmente o serviço é terceirizado ou há um ou dois funcionários para realizar estas atividades. Basicamente, os setores mais comuns são:
Contas a Pagar e a Receber: O setor de contas a pagar de um departamento de financeiro registra os bens e serviços que são recebidos e realiza os devidos pagamentos. As contas a pagar são registradas como passivos e as contas a receber como ativos. Os ativos são as receitas e os pagamentos feitos por clientes que adquiriram bens e serviços da empresa.
Folha de Pagamento: A função do responsável pela folha de pagamento é garantir os pagamentos de todos os funcionários, incluindo bônus, comissões e benefícios. Além disso, ele deverá calcular o pagamento de férias, pagar os impostos ao governo, taxas sindicais, etc.
Controle de Estoque: O estoque é formado por toda a mercadoria de propriedade da empresa que foi adquirida para fins de venda. O departamento de contabilidade deve controlar o custo do estoque durante um período específico para garantir que o custo das matérias-primas, mão de obra e despesas gerais não afetem negativamente o fluxo de caixa. O departamento de contabilidade precisa encontrar o equilíbrio entre ter um estoque cheio demais, gerando custos altos, e com pouca mercadoria, deixando clientes na mão.
Controle dos Ativos Permanentes
Para funcionar de forma eficaz, uma empresa pode precisar de máquinas, equipamentos, veículos e outros ativos fixos que utilizará ao longo de vários anos. O departamento de contabilidade é responsável por registrar os ativos fixos em um balanço, considerando a depreciação dos mesmos. Como as empresas sempre precisam melhorar seus equipamentos para permanecerem competitivas; serão as demonstrações financeiras que irão determinar quando e quanto à empresa pode pagar por cada novo bem.
A Importância do Registro de Informações Contábeis
Tudo o que acontece em uma empresa e tem relação com dinheiro deve ser avisado ao departamento contábil. É responsabilidade de o setor registrar tudo o que for comprado. Além disso, os responsáveis pela contabilidade devem arquivar os documentos para realizar a prestação de contas de todo o dinheiro que sair da empresa, o que inclui:
• Recibos de pagamento;
• Notas fiscais, tanto de compra quanto de venda de produtos e serviços;
• Extratos da conta bancária da empresa;
• Comprovantes de empréstimos e financiamentos realizados pela empresa.
Estes são apenas alguns exemplos de documentos, eles podem variar de acordo com a área de atuação da organização. No entanto, tudo deve ser registrado no livro contábil.
Benefícios Que o Departamento Contábil Traz Para a Empresa
A contabilidade empresarial é algo fundamental e sem ela dificilmente um negócio conseguirá seguir em frente. Confira alguns dos maiores benefícios que este setor pode trazer para a sua empresa:
Redução de Despesas
O departamento contábil pode ajudar as empresas a reduzirem suas despesas operacionais. Os proprietários de negócios frequentemente usam as informações da contabilidade para rever o custo de recursos econômicos e de outras operações. Elas permitem que se entenda melhor quanto dinheiro se investe para que a empresa funcione.
Além disso, os gestores também podem usar os dados registrados pela contabilidade para realizar uma análise sobre a qualidade dos recursos econômicos utilizados para produzir bens ou serviços. Se a qualidade geral do produto não for prejudicada usando uma matéria-prima mais barata, pode-se fazer essa mudança para reduzir os custos de produção e, consequentemente, aumentar o lucro.
Melhora do Fluxo de Caixa
Os orçamentos são uma parte importante da contabilidade. Os gestores frequentemente usam esses registros para tentar realizar uma previsão das despesas futuras do negócio. Muitos orçamentos são baseados em informações financeiras registradas no decorrer dos anos.
Através de todos estes dados, o departamento contábil poderá criar um orçamento mestre para toda a organização. A finalidade principal desse orçamento é conservar o dinheiro da empresa por meio de uma análise cuidadosa das despesas que são necessárias e desnecessárias.
Decisões Empresariais Mais Seguras
A gestão da contabilidade, muitas vezes, melhora o processo de tomada de decisão do proprietário do negócio. Ao invés de tomar decisões com base apenas em análises qualitativas, os empresários ou gerentes podem usar informações financeiras como uma ferramenta importante na hora de tomar decisões.
O setor contábil geralmente fornece uma análise quantitativa para vários tipos de decisões. Assim, os gestores podem tomar decisões de forma muito mais segura, minimizando os riscos.
Aumento dos Retornos Financeiros
Os gestores também podem usar as informações do departamento contábil para aumentar os retornos financeiros de uma empresa. Os responsáveis podem preparar previsões financeiras relacionadas com a procura dos consumidores, as vendas em potencial ou os efeitos das alterações dos preços.
Além disso, essas informações servirão para que se produzam bens ou serviços suficientes para suprir a demanda do consumidor com preços competitivos no mercado. Dessa forma, é possível competir com outras empresas do setor sem prejudicar a saúde financeira do negócio.
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