Ter um programa de compliance nas empresas deixou de ser um diferencial para se tornar uma necessidade haja vista o grande número de investigações relacionadas à corrupção que assolaram o universo corporativo nos últimos anos. Basicamente a função desse programa é garantir que as organizações ajam de acordo com as regras estabelecidas no âmbito interno e externo não se deixando corromper.
8 Dicas para a implementação de um programa de compliance em sua companhia
A origem do termo compliance remonta ao início da década de 1990, época em que passou a ser usado como sinônimo de adequação jurídica em especial aplicado em instituições bancárias. Porém, com o tempo se percebeu que era necessário um trabalho mais profundo que levasse em consideração os processos internos das organizações visando um processo de melhoria contínua. A seguir listei dicas para implementar um programa de compliance na sua empresa.
1 – Tenha um sistema de seleção rigoroso
Para que o trabalho de implementação de um programa de compliance seja mais eficaz em sua companhia é essencial contar com funcionários que tenham valores como honestidade e respeito às regras como seu norte. Durante a etapa de seleção é possível fazer perguntas e avaliações que visem identificar quem são os mais inclinados para essa postura. Ter cuidado com a seleção dos colaboradores ajuda a evitar situações difíceis ao longo dos anos.
2 – Escolha um responsável adequado pelo programa de compliance
Somente com apoio interno o programa de compliance será efetivamente cumprido na organização. Para assegurar ações alinhadas com o que é correto é crucial que haja um responsável designado para ajudar os colaboradores a desenvolver suas atividades com retidão. Aquele que ocupará o papel de líder do programa deve funcionar como exemplo para os demais funcionários com conhecimento e atitudes éticas. Também cabe a esse colaborador conseguir convencer os demais que agir de acordo com as regras traz benefícios.
3 – Regulamentos claros e palpáveis
A base do programa de compliance é ter regras e regulamentos claros que ofereçam soluções retas para as mais variadas situações. Os colaboradores devem acima de tudo saber como agir em situações limite, nem sempre se sabe exatamente quais são as medidas que estão de acordo com as regras legais. Os regulamentos devem ter textos claros e fáceis de entender sendo válidos para quem vem de fora também.
4 – Faça revisões contínuas
O objetivo do programa de compliance é manter a companhia agindo de acordo com a lei de maneira que é crucial que sejam feitas revisões contínuas, pois a legislação é alterada de tempos em tempos. Os responsáveis por gerir o programa devem se manter bem informados assim como os líderes de cada setor devem saber exatamente o que muda em suas áreas para que possam ajudar a fazer as alterações quando necessário. Não corra o risco de que sua empresa haja em desacordo com a lei simplesmente porque não estava informado sobre as mudanças legais.
5 – Diálogo contínuo com a alta administração
Ao longo do caminho da implementação do programa de compliance é natural que surjam dúvidas em situações pontuais. Nesses casos o ideal é levar esses questionamentos para a alta diretoria da sua organização para que seja possível em conjunto encontrar as respostas mais assertivas. O diálogo é essencial para conseguir chegar a respostas satisfatórias e evitar que haja a tentação de seguir pelo caminho mais simples e por vezes não necessariamente honesto.
6 – Estrutura de fiscalização
Como o programa de compliance tem como objetivo evitar a corrupção e demais ações que possam burlar as leis dentro da companhia é indicado que se tenha uma estrutura de fiscalização. Deve ser divulgado entre os diferentes departamentos a possibilidade de fazer consultas constantes ao responsável pelo programa antes de tomar decisões relevantes. Além disso, é interessante que se tenha uma estrutura de fiscalização dentro da organização que permita verificar se há irregularidades, sejam resultantes da falta de conhecimento ou de desonestidade.
7 – Promova a honestidade como valor máximo da sua empresa
No dia a dia de trabalho podem surgir diversas situações em que os colaboradores vão ter a tentação de seguir por um caminho mais simples, isto é, criando exceções e burlando as regras. Para que eles não realizem esse intento além de contar com uma estrutura de fiscalização é essencial cultivar a cultura organizacional fiada na honestidade. Os funcionários devem tomar a decisão correta por si mesmos.
8 – Tenha diretrizes de punição para os maus feitos
O programa de compliance além de estabelecer regras a serem seguidas deve definir as punições para ações que tenham cunho corrupto. Pode ser tentador para alguns colaboradores em pontos chave da companhia aceitar propinas ou outros incentivos para burlar as regras, se mostra imprescindível que a empresa deixe claro que haverá consequências para essas ações.
Sua empresa tem um programa de compliance? Comente abaixo.
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