Todo tipo de empresa, seja ela pequena, média ou grande, gera e recebe uma quantidade incontável de documentos, que precisam ser devidamente registrados, para comprovar as mais diversas atividades que a organização exerce no mercado. São arquivos, dados e informações, que, em uma fiscalização, seja ela de qual órgão for, serão essenciais para mostrar que os negócios estão atuando em conformidade com a legislação de nosso país, evitando assim, arcar com multas por descomprimento de alguma lei.
Entre estes documentos estão as notas fiscais, de entrada e saída, que são arquivos contábeis e financeiros, e têm como principal função registrar as transações de produtos e serviços existentes entre um ou mais fornecedores e clientes. Além disso, a nota fiscal também ajuda a contabilidade a comprovar que os impostos estão sendo devidamente pagos pela organização, evitando assim, que esta sofra sanções legais por sonegação fiscal.
Se você tem dúvidas sobre o que é nota fiscal, de entrada e saída, para que serve, entre outras, acompanhe-me nesta leitura, pois hoje vou esclarecer todas elas, para que você e sua equipe financeira e contábil evitem problemas para a sua empresa.
O que é Nota Fiscal?
Todas as vezes em que acontecem transações comerciais, ou seja, compra e venda de produtos e serviços, é necessário que seja feita a emissão de um recibo que comprove esta movimentação e sirva para o recolhimento de impostos. Estou falando da nota fiscal, que, além de você ter de emitir, nos momentos em que negocia e vende para seus clientes, precisa também recebê-las quando adquire algum bem de seus fornecedores.
Empresários e empreendedores sabem que se não fizerem a emissão deste documento, ou seja, da nota fiscal, poderão ser penalizados judicialmente, sendo enquadrados no crime de sonegação fiscal. Com isso, podem ser presos e ficar de dois a cinco anos em reclusão, além de serem obrigados ao pagamento de multa.
A diferença entre nota fiscal de entrada e saída
Assim como grande parte dos documentos, a nota fiscal não poderia deixar de ter as suas especificidades, entre elas estão as categorias de nota fiscal de entrada e nota fiscal de saída. Confira as diferenças existentes entre cada uma delas, a seguir:
Nota fiscal de entrada
Trata-se de um documento que deve, obrigatoriamente, ser emitido por todos os fornecedores da empresa, para que seus colaboradores, tanto da área financeira, quanto da área contábil, tenham controle sobre as compras feitas pela organização, bem como sobre o estoque, para que assim, quando houver a necessidade de adquirir novos produtos ou serviços haja um histórico preciso da quantidade adquirida, que vai pautar a nova compra que será realizada.
Existem algumas outras situações em que é necessário ter registrada uma nota fiscal de entrada, que é o caso da aquisição de um produto importado de outro país, de alguma mercadoria arrematada em leilões, de determinado produto industrializado ou processado por profissionais autônomos, de mercadorias que retornaram de feiras e exposições, entre outros.
Outra situação em que a nota fiscal de entrada deve ser emitida, é quando ocorre a devolução de algum produto por parte do cliente. Neste caso, a emissão deste tipo de nota fica a cargo da empresa e não do fornecedor, uma vez que o consumidor não tem mecanismos para realizar este processo, visto que se trata de uma pessoa física.
Nota Fiscal de Saída
Já a nota fiscal de saída deve ser emitida pela empresa, quando esta realiza a venda de um produto ou serviço ao seu consumidor final. No caso das organizações que oferecem produtos a seus clientes, as notas fiscais referentes a eles devem ser emitidas previamente, uma vez que não se podem circular mercadorias sem nota em nosso país. Já para os casos de comercialização de serviços, o documento fiscal pode ser emitido após a prestação deste.
Um ponto importante sobre este tipo de nota fiscal, é que ela deve ser emitida em formato digital. Porém, a sua impressão não, obrigatoriamente, deve ser feita em papel oficial ou algo do tipo, como impressora fiscal, por exemplo, pois isso não faz com que ela perca a sua validade jurídica.
Saber como emitir nota fiscal, além de manter o devido controle sobre cada uma delas, assim como as que entram também, é uma das principais tarefas que o seu departamento financeiro, pois são estas as atividades que a área mais vai realizar. Dessa forma, você terá condições de manter a sua empresa regular aos olhos do governo e atuando formalmente no mercado empresarial.
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