Quando todos os setores da empresa estão alinhados e trabalhando juntos, suas etapas funcionam como uma engrenagem, um time depende da produção do anterior para conseguir executar sua tarefa e finalizá-la. Só que, assim como esta estrutura interligada, quando uma parte acumula trabalho, sobrecarrega, pois recebeu uma quantia maior de tarefas do que as previstas e, acaba sofrendo com essa superdemanda e assim por diante. Conseguiu identificar o problema aqui, empreendedor?
O que são gargalos de produção?
Durante todos os processos que um produto passa dentro da sua concepção, produção e venda, alguns deles podem conter falhas que desequilibram sua execução e prejudicam o objetivo final. Assim como num funil, em que uma grande quantidade de líquido é colocada ao mesmo tempo e, somente aos poucos, esse fluido chega dentro da garrafa, uma empresa também sofre com alguns gargalos. Isso quer dizer que em algum ponto dos processos da organização algo não está acontecendo como deveria.
Esse gargalo pode estar limitando o trabalho quando entra na empresa e o setor que recebe a demanda está demorando muito para delegar as tarefas para os responsáveis, ou então o setor de logística tem somente dois caminhões para as entregas de fim de ano e a quantidade que precisa ser levada ao seu destino precisaria de cinco vezes isso. Esses são apenas alguns exemplos que mostram qual a variedade de gargalos de produção que podem estar afetando o seu produto final e, consequentemente, seu faturamento.
Quando a administração detém o controle
A fim de evitar esse tipo de falha de sistema, a empresa precisa ter um controle total das atividades que estão acontecendo dentro da organização. Quem são os responsáveis por cada etapa, quais os prazos estipulados, quais as equipes que dependem diretamente do trabalho da outra. Tudo isso precisa estar extremamente claro na hora que uma tarefa é delegada. Afinal, toda a produtividade do seu negócio pode ficar em jogo quando não existe essa integração entre os processos internos de sua empresa.
Como são muitos os ciclos pelo qual um produto passa até estar pronto, como encontrar a matéria-prima, produzir, embalar e transportar, por exemplo, deve-se prestar muita atenção na gestão estratégica de todas as etapas destes processos. Muito frequentemente, os gargalos mais problemáticos se relacionam à delegação da tarefa, ao acompanhamento do trabalho, ineficiência dos processos, gestão de pessoas e logística da empresa. Quando um desses aspectos apresenta problemas, todo o resto sobre como o que chamamos de efeito cascata. Como comentei acima, quando uma parte sofre acúmulo ou erros, o resto vai sofrendo um movimento em cadeia até que a última etapa sofra por completo devido aos erros que não foram identificados ou eliminados do processo de produção.
Todo gargalo é responsável por um tipo de atraso, complicação ou má execução. Portanto, o quanto antes for identificado, maiores são as chances de resolver os problemas causados por eles e evitar que ocorram no futuro.
Como entender se meu problema de produção vem de um gargalo?
Os motivos para esses problemas são vários e podem ser desde a falta de controle desses procedimentos como também em decorrência das tarefas que não estavam previstas e, foram colocadas como prioridade. O mais importante é entender e identificar em que momento que esses gargalos estão acontecendo e quais as atuais consequências que eles estão gerando.
Se o seu grande problema são alguns setores que ficam completamente parados esperando a etapa anterior entregar a eles a demanda, isso é um gargalo importante, pois com certeza, você está perdendo tempo, dinheiro e comprometendo a motivação dos seus funcionários, tanto os que estão parados como os que estão sobrecarregados. Afinal, se eles só trabalham quando tiverem o trabalho em mãos, podem atrasar todo o resto do processo causando mais e mais atrasos.
Se a sua empresa tem produzido muito e entregado pouco aos clientes finais, aí está outro gargalo de produção. Isso acontece quando um dos setores está desequilibrado com a demanda e, por isso não dá conta do que está sendo proposto. Atenção redobrada quando esse for o seu problema, já que esse tipo de atraso demonstra uma dificuldade logística no momento de distribuir seus produtos ao mercado.
Hora de acabar com os problemas da sua empresa!
Empreendedor, se alguns ou vários desses problemas tem aparecido para você, está mais do que na hora de reavaliar algumas coisas dentro da sua empresa. Em primeiro lugar, identifique e entenda as demandas e lacunas do negócio. Identifique se todos os processos estão acontecendo da maneira correta e se o seu empreendimento sustenta o que ele promete. Depois, entenda melhor quais os problemas que tem acontecido. Entenda se é por deficiências na gestão, nos processos, falta de treinamento dos colaboradores ou se existe um fator externo prejudicando seus resultados.
Liste tudo que precisa ser reavaliado e desenvolva planos de ação para que seus gargalos sejam resolvidos o quanto antes. Pergunte para a equipe o que pode ser melhorado e o que falta para que eles executem o que é necessário. Depois, parta para um plano estratégico e defina ações que podem ser implementadas para mudar seu estado atual. Faça sempre avaliações sobre os reflexos destas mudanças sobre os pontos que ainda precisam melhorar. Busque soluções e apoio dos funcionários para que os problemas tenham fim o mais rápido possível e então, volte a acompanhar os procedimentos que têm sido executados.
Com uma equipe alinhada, um empreendedor líder e um planejamento de tarefas, toda e qualquer empresa pode acabar com os seus gargalos de produção. Basta que haja muita comunicação, ações estratégicas e alinhamento de expectativas para que seu negócio não perca mais tempo nem faturamento.
