Os processos são parte fundamental para uma empresa, pois se eles não forem bem definidos dificilmente se conseguirá ter bons resultados. Entretanto, não basta defini-los, é necessário documentá-los de forma que possam ser consultados sempre que for necessário. No artigo de hoje falarei sobre a importância de uma boa gestão de documentos para as organizações e como ela pode ser realizada de maneira eficaz.
O Que é Documentação de Processos?
Quando se fala a respeito de documentação de processos, grande parte das pessoas imagina o registro de um fluxograma. Essa é realmente uma parte, mas não é tudo, pois uma documentação eficaz deve conter, também, outras informações, como dados de usuários participantes e seus papéis, descrição das atividades e tudo o que for necessário para que qualquer pessoa possa entender o que está registrado.
Imagina se esses três tipos de situações acontecessem na sua empresa:
1- Um colaborador entra de férias e precisa ser substituído por outro durante esse período.
2- O colaborador responsável pela criação dos processos se desliga da empresa.
3- Dois colaboradores realizam a mesma tarefa e cada um chega a um resultado diferente ao realizar o processo.
Todos os três casos que citei poderiam ser solucionados por meio da documentação e gestão de arquivos com processos. Dessa forma, quando um funcionário deixa a empresa ou entra de férias, basta acessar os documentos e verificar os passos que precisam ser realizados. O mesmo vale para a última situação, pois se as mesmas etapas forem seguidas, certamente os resultados serão iguais. A documentação auxilia na padronização do processo, melhoria contínua e, também, do desempenho.
Os Benefícios da Gestão de Documentos
Ao adotar a documentação de processos, uma empresa consegue ter uma série de benefícios que irão impactar diretamente nos resultados. Veja quais são eles:
Redução de Falhas: Quando os processos são registrados e os funcionários realizam as atividades seguindo todos os passos descritos, as chances de ocorrerem falhas se tornam muito menores.
Menos Tempo: O mesmo vale para o tempo gasto na realização das tarefas, pois dificilmente alguém terá alguma dúvida, já que tudo está bem explicado no documento.
Redução de Custos: Quando se reduz as falhas e o tempo, os custos, consequentemente, caem.
Redução de Recursos: Quando os processos são realizados sem nenhum tipo de controle, são grandes as chances de se utilizar recursos que seriam completamente dispensáveis. Então, ao documentá-los, fica mais fácil identificar o que pode ser descartado sem, claro, prejudicar o seu andamento.
Maior Eficiência: Com a redução de custo e tempo será possível produzir mais, o que garante uma maior eficiência por parte da empresa.
Melhoria na Qualidade: Com menos falhas e maior eficiência, a qualidade do trabalho realizado será muito maior.
Satisfação de Clientes e Colaboradores: A documentação de processos irá promover uma maior satisfação de uma forma geral. Para os clientes, porque receberão seus produtos no prazo e com qualidade, e para os colaboradores, porque irão trabalhar em um ambiente muito mais organizado e agradável.
Conservação do Conhecimento: Uma empresa pode levar anos para desenvolver processos verdadeiramente eficazes e é importante conservar esse conhecimento. Ao investir na documentação, todos os dados importantes estarão seguros.
Mais Segurança: Um fator importante que o registro de processos ajuda a analisar é a segurança dos colaboradores. Por meio dele será possível verificar se há a
