Na era das redes sociais e de outros tantos aplicativos destinados à comunicação, o email para alguns é uma ferramenta quase obsoleta. Pode até ser que daqui a alguns anos caia em desuso, porém, hoje ainda é uma importante ferramenta de negócios e seu uso merece atenção.
Meu objetivo nesta publicação é apresentar um pequeno manual de etiqueta para o bom uso do seu email corporativo. Vale tanto para você que faz uso diário do email da empresa, quanto para os empresários que usam o e-mail como um canal de comunicação direta com seus clientes e fornecedores.
O email empresarial muitas vezes é usado como e-mail marketing, uma estratégia da empresa para divulgar seus produtos e serviços. É muito importante que o conteúdo que vá ser disparado por e-mail seja muito bem planejado, principalmente quanto a sua periodicidade, afim de que não seja entendido como um SPAM.
Para que você possa otimizar o uso do seu email corporativo vamos a algumas dicas valiosas, tome nota!
Evite
Ao selecionar o assunto do seu e-mail, evite o uso corriqueiro das expressões “urgente” e “importante”, você corre o risco de cair em descrédito, quando o assunto realmente exigir maior atenção, talvez o leitor já nem leve em consideração.
Quando for enviar informativos de interesse comum, evite utilizar cópias abertas. Use e abuse do campo “CCO” (com cópia oculta). Esta opção preserva os endereços de todos os destinatários, de forma que se alguém quiser responder a mensagem, essa irá apenas para o remetente, preservando os demais destinatários. Se tratando de um e-mail corporativo isso precisa ser uma regra seguida a risca, você pode ficar numa saia justa com seus clientes caso esqueça-se de usar o CCO e acabe divulgando sem permissão o e-mail de alguém para uma lista inteira de contatos.
Usar o email empresarial para fins particulares não é outra prática que deve ser evitada. O email da empresa é uma ferramenta corporativa, ao usá-lo para tratar assuntos pessoais você submete a empresa ao risco de ser bombardeado por SPAM.
Use com moderação
Se a sua empresa trabalha com e-mail marketing. Muito cuidado com o volume de mensagens que você envia para os seus clientes. Não há coisa mais chata do que a gente abrir o e-mail e ver uma lista de mensagens repetitivas de uma mesma empresa. Comunique o que for realmente necessário e fale de seus produtos, vantagens e promoções por meio de Newsletters bem elaboradas, cuja periodicidade não seja tão longa que o seu cliente não se lembre mais da sua marca e nem tão curta que ele não queria mais saber do seu conteúdo e nem da sua empresa.
Se tratando de Newsletter, outro ponto importante quando falamos em uso de emails profissionais é sobre utilizar esse tipo de e-mail para se subscrever em Newsletter de outras empresas e parceiros. O cadastro em newsletters usando emails corporativos deve ser feito apenas para assuntos técnicos e de caráter legal, essa é uma forma de controlar o volume de conteúdo recebido e evitar o cadastro em listas duvidosas que vão passar adiante o seu contato e conseqüentemente a caixa de email da sua empresa ficará entupida de mensagens desnecessárias. Isso dificulta a separação de emails importantes dos que não são importantes e pode reduzir sua produtividade, uma vez que você irá perder parte do seu tempo deletando mensagens e organizando sua caixa de entrada.
Boas práticas
Sempre nomeie seus e-mails! Coloque um título que expresse o assunto principal da mensagem que será encaminhada. Pode parecer uma ação óbvia, porém, tem muita gente que não dá a devida importância. Um assunto bem definido poderá ajudá-lo a encontrar um email importante caso você tenha dificuldade de encontrá-lo em meio ao volume de mensagens recebidas pela sua empresa. Prefira títulos simples, sucintos e diretos.
Email é sim uma ferramenta formal de comunicação e por isso mesmo a linguagem adotada numa mensagem corporativa deve ser cordial, direta e respeitar o padrão formal da língua portuguesa. Vale lembrar que ao receber um e-mail seu cliente não tem como saber em que tom você está tratando os assuntos. Por isso, não deixe de fazer uma saudação inicial como “Caro ou Prezado” ou até o nome direto do destinatário, se essa informação estiver disponível. Da mesma maneira, na conclusão procure utilizar expressões como “atenciosamente” ou “cordialmente” antes da assinatura. É interessante até inseri-la na própria assinatura.
Cuidado com o português! Em um email empresarial a atenção com o português tem que ser triplicada. Como citado acima é um canal de comunicação que requer uma linguagem formal, dentro dos padrões semânticos e gramaticais do nosso idioma. E vamos combinar que enviar um e-mail para clientes com erros de português não só pega mal no que tange a etiqueta, como pode desqualificar o seu trabalho ou, em casos mais sérios, pode até depor contra a credibilidade da sua empresa.
Faça do email uma ferramenta estratégica e funcional!
